Moduler
& brancher
Frihed til at bruge moduler efter dit behov.
Fra produktion til detailhandel med samme homogene totalløsning
Octopus ® dækker alle de væsentlige administrative funktioner i en virksomhed
med en fleksibel opbygning af de enkelte programmoduler i en fælles brugervenlig menustruktur.
De enkelte moduler kan anvendes separat eller fuldt integreret med de øvrige moduler. Men selv om du kun har brug for få moduler og kun en enkelt eller få samtidige brugere, kan Octopus ® meget vel være det rette valg.
Vores prispolitik sørger for, at du kun kommer til at betale for den funktionalitet, du har brug for og med en hostet løsning, hvor du anvender systemet via Internettet på vores ASP kundeserver er det utroligt nemt at komme i gang.
Klik og læs mere om hver enkelt modul herunder
Octopus ® programmodulerne for ordrebehandling og fakturering er en meget vigtig del af virksomhedens samlede logistik og disse funktioner sikrer en effektiv og fleksibel procedure.
Overalt kan der på udgående dokumenter opereres med et vilkårligt antal valutaer og fremmede sprog – uafhængig af hinanden og evt. automatisk styret af den enkelte kunde/leverandør.
Fuld integration med E-Faktura til det offentlige med konvertering til oioubl eller direkte EDI-dokumenter (fakturaer) til større kunder, som kræver dette.
Modtagelse af elektroniske EDI-ordrer med automatisk opdatering af ordrer efter valgfrie tidsintervaller.
Omfattende rabatmatrice for individuelle handelsaftaler inklusive mængdeafhængige rabatter og kundespecifikke prislister.
Håndtering af negative varelinier, kreditmaksimum, erstatningsvarenumre m.m.
Forskellige bogføringsprincipper afhængig af ordre-/fakturakategorier.
Automatisk ordrejustering (pris, tekst m.m.) samt behandling af løbende ordrer som fx. abonnementer, serviceaftaler m.m.
Håndtering af styklisteproblematik med valgfri lagertræk på enten hovedvare eller på komponentniveau.
Fuld integration fra ordre-/fakturamodul til stregkodemodul.
Programmodulerne er opbygget med henblik på at automatisere hele arbejdsgangen fra afgivelse af tilbud, modtagelse / bekræftelse af ordrer, pakning og afsendelse af varer og efterfølgende fakturering med evt. restordrestyring.
Over 30 års kontinuerlig udvikling ligger bag dette moderne bogholderisystem. Debitorregnskab, kreditorregnskab og finansregnskab kan anvendes separat eller i sammenhæng med fuld integration. Af de væsentligste faciliteter kan vi bl.a. nævne:
Elektronisk kassekladde
Samtlige bogholderitransaktioner (debitorbogholderi, kreditorbogholderi og finansbogholderi) kan indtastes i et og samme skærmbillede, som fungerer som en elektronisk kassekladde. Der er indbyggede søgemuligheder – også som fritekst – i alle funktionerne, således at hyppige skift mellem programfunktionerne undgås.
Månedsskifte / årsskifte
Ingen besværlige procedurer for månedsskifte eller årsskifte, da alle bogholderitransaktioner lagres med fuld datostyring, således at alle rapporter kan foretages tilbage i tiden ved angivelse af ønsket ultimodato.
Revisionsspor
Komplet revisionsspor på tværs af alle moduler og tilpasset nyeste lovgivning som fx. EU-moms.
Betaling via Internet
Elektroniske betalinger via bank/sparekasse.
Valuta – Handel med udlandet
Fuld valutastyring for importerende/eksporterende virksomheder og håndtering af et vilkårligt antal fremmedsprog på alle udgående dokumenter.
Åben post/saldometode
Frit valg mellem åben post eller saldometode på kontonummerniveau i både debitor- og kreditormodulet.
Rykkerprocedure
Effektiv automatisk rykkerprocedure med individuelle rykkertekster i flere niveauer og på flere sprog.
Betalingsforslag/likviditetsanalyse
Mulighed for automatisk betalingsoverførsel/udligning af forfaldne kreditorposter pr. angivet forfaldsdato m/u anvendelse af evt. kasserabatter. Fremtidig likviditetsanalyse på baggrund af registrerede åbne poster i debitor- og kreditormodulet samt åbne kunde- og leverandørordrer.
Anlægsregnskab
Mulighed for kobling til ekstramodul for håndtering af anlægsaktiver med mulighed for automatiske månedlige, kvartalsmæssige eller årlige driftsmæssige afskrivninger samt årlige skattemæssige afskrivninger.
Octopus ® programmodulerne Lager og Indkøb er en meget central del af virksomhedens samlede logistik og disse funktioner sikrer en effektiv og fleksibel styring af ind- og udgående varestrømme.
Indkøbsstyring
Automatisk fordeling af tillægsomkostninger som fx. told og fragt.
Håndtering af bekræftede leverandørordrer og restordrer.
Indkøbsstyringen kan evt. tilkobles Octopus-MPS, med beregning af behovet for indkøb af materialer ud fra salgs- og prognoseordre med efterfølgende automatisk oprettelse af nødvendige leverandørordrer.
Lagerregnskab
Mulighed for flerlagerstyring.
Styring af valuta, sprog og særlig bogføringshåndtering.
Fuld transaktionslog på samtlige varetransaktioner med mulighed for opgørelse pr. varenummer.
Opdatering af lagerstatus evt. via stregkodeudstyr.
Mulighed for individualisering af de enkelte enheder via serienummerstyring.
Programmodulerne er opbygget med henblik på at automatisere hele arbejdsgangen fra afgivelse af indkøbsordre, bekræftelse af ordrer til varemodtagelse med kontrol og fysisk lagerplacering.
ProjektregnskabOctopus ® Projektregnskab er et generelt værktøj til løbende regnskab for såvel håndværksmæssige opgaver som aktiviteter i liberale erhverv (sagsstyring).
Transaktionerne opdeles i timeforbrug, vareforbrug og fremmed arbejde/udlæg med mulighed for gruppering i op til 99 undergrupper inden for de 3 kategorier (typer). Eksempler:
Herudover forefindes type 4 – for aconto-fakturaer, enten registreret manuelt i systemet eller overført automatisk fra faktureringsfunktionen med angivelse af specifikt projektnummer. Man kan således til enhver tid opgøre værdien af igangværende projekter med fratræk af registreret udfakturering.
Transaktioner timeforbrug/vareforbrug
Kan integreres direkte med lagerregnskabet, således at varernes kost- og salgspriser hentes fra varekartoteket og lagerregnskab og statistikker opdateres samtidigt.
Udlæg og fremmed arbejde
Integreret med kreditorregnskabet, således at registrering af projekttransaktion og registrering af leverandørfaktura opdateres i een og samme arbejdsgang.
Modulet kan således benyttes separat eller med fuld integration til de øvrige Octopus funktioner (fakturering, lønregnskab, lagerregnskab og kreditorregnskab).
Budgettering (evt. med aut. forkalkulation fra ordresystemet) kan foretages på flere forskellige valgfrie niveauer (pr. projekt) og der er indbygget en automatisk alarm ved budgetoverskridelser i forbindelse med indtastning af de enkelte transaktioner. Desuden forefindes adskillige muligheder for udskrift af analyser og specifikationer.
Et komplet programmodul for effektiv styring af anlægsaktiver med mulighed for automatiske månedlige, kvartalsmæssige eller årlige driftsmæssige afskrivninger samt årlige skattemæssige afskrivninger.
Systemet vil ikke kun indebære sparede omkostninger til enten revisor eller egne manuelle og tidskrævende rutiner, men vil også fungere som et effektivt styringsværktøj som informationssystem med mulighed for aut. månedlig bogføring af de driftsøkonomiske afskrivninger.
De årlige regnskabsmæssige afskrivninger behøver således ikke afventes med spænding, da man løbende kan opnå en korrekt periodisering i det daglige regnskab.
Anlægsregnskabet er primært bygget op omkring et stamregister, med oplysninger om de enkelte aktiver inkl. saldi og journaloplysninger samt et tilhørende transaktionsregister, som indeholder samtlige transaktioner – manuelle som automatiske – for hvert enkelt anlægsaktiv.
En moderne kasseløsning, der styrker jeres forretning
Tiden er løbet fra de traditionelle, lukkede kasseapparater. I dag er en moderne, it-baseret kasseløsning ikke en ekstra udgift, men en investering, der automatisk giver jeres forretning en lang række administrative fordele.
Hvor meget værdi I får ud af systemet, afhænger naturligvis af jeres øvrige administration – men alene ved selve kassen vil I opleve markante fordele i hverdagen:
Tidssvarende bonner
Jeres kasseløsning udskriver professionelle og overskuelige bonner til kunderne, hvor I nemt kan tilføje egne tekster, logo og budskaber. Systemet er intuitivt og brugervenligt, så jeres medarbejdere hurtigt lærer at betjene det uden besvær.
Fleksible betalinger og registreringer
Ud over de helt klassiske salg og returneringer giver systemet jer mulighed for at håndtere kontosalg til erhvervskunder, registrere ind- og udbetalinger direkte ved kassen samt udskrive udvalgssedler, hvis en kunde skal have varer med hjem på prøve.
Detaljeret statistik og overblik
Glem alt om uoverskuelige strimler. Systemet giver jer detaljerede salgsstatistikker opdelt på både varegrupper og medarbejdere, herunder beregninger af jeres dækningsbidrag. I kan med det samme aflæse det fulde overblik over omsætning, vareforbrug, rabatter og fordelingen af betalingstyper (kontanter, kort osv.) direkte på skærmen.
Et professionelt image og fuld integration
En stilren kasseløsning med jeres eget logo viser kunderne, at I følger med tiden. Men systemet er mere end bare en flot facade; det fungerer som en fuldt integreret terminal. Det betyder, at kassen taler direkte sammen med jeres eget lager og administration – og det kan nemt udvides til at kommunikere med andre filialer, jeres indkøbskæde, leverandører og bankforbindelser.
Octopus tilbyder mange forskellige værktøjer for at kunne udveksle alle ERP-data med MS-Office.
Selve E-handelsløsningen foregår on-line direkte på de aktuelle data i Octopus databasen og kaldes med et simpelt hyperlink fra ønsket hjemmeside. Der skal altså ikke programmeres noget avanceret system til hjemmesiden, som evt. blot kan være en enkel velkomstside.
Branche
løsninger
Octopus ® benyttes med stor succes i mange forskellige brancher og vores udviklere har mange års erfaring i forskellige virksomheders logistik-funktioner.
I mange tilfælde vil vi kunne deltage aktivt, ikke kun som IT-leverandør, men også som en kvalificeret sparringspartner, når det drejer sig om rationalisering af virksomhedens forretningsgange.
Herudover har vi lavet nogle rigtig gode brancheløsninger for grossistvirksomhed og butiksløsninger for udvalgsvarer – specielt for sko- og tøjbutikker, hvor der skal holdes styr på flere forretninger med fælles indkøb og lagerstyring med stegkoder.
Generelt er Octopus ® et godt valg, hvis du ønsker:
- En homogen løsning for alle ERP-områder i virksomheden
- Ingen serverinstallation hos jer – alt kører online
- Highspeed hastighed over Internettet med mange brugere
- Stregkodeløsning med både EAN-13 og egne stregkoder
- Fremmed valuta med ubegrænset antal møntsorter
- Udgående dokumenter på alle sprog
- Fleksibelt interface til Office for alle ERP-data
Fra få hundrede kr.
pr. måned
Paarup Hansen har mere end 20 års erfaring med IT til autogrossister.
En veteran blandt IT-leverandører til Autobranchen
Vi har været totalleverandør til branchen i mere end 20 år og er kendt for vores høje serviceniveau og kan f.eks håndtere følgende:
- Stort varelager –ingen begrænsning på antal varenumre.
- Elektronisk modtagelse af oioubl-faktura med bogføring af lagerændringer.
- Afløftning af pdf-faktura via Bilagscan med lageropdatering.
- Automatisk genbestilling ud fra min./max. beholdning.
Paarup Hansen og Octopus ® er efterhånden en kendt dansk medspiller i Autobranchen.
Vores kunder høster dagligt store gevinster med en effektiv administration fuldt integreret med Dansk Bildelskatalog, AutoLink og nu også med Online E-Handel via Internettet.
Detailhandel (POS)
-er det især vigtigt med en effektiv og tidsvarende administration. Her må traditionelle salgsprissystemer give op over for mere moderne principper, som baseres på automatiske kostprissystemer og relevant statistikinformation til understøttelse for en fornuftig indkøbsdisponering. Programmerne til lagerregnskab med indkøbsstyring er specielt udviklede til tekstil- og skobranchen med en effektiv håndtering af problematikken omkring farver og størrelser.
Væk med manuelt udskrevne notaer
Kasseløsningen udskriver en pæn og moderne bon med tekster, I selv kan definere.
Salg, retur og meget mere
Ud over de helt klassiske salg og returneringer giver systemet jer mulighed for at håndtere kontosalg, registrere ind- og udbetalinger direkte ved kassen samt udskrive udvalgssedler, hvis en kunde skal have varer med hjem på prøve.
Moderne design
En stilren kasseløsning med jeres eget logo viser kunderne, at I følger med tiden. Det er med til at fuldende jeres visuelle identitet og efterlade et professionelt indtryk i købsøjeblikket.
Langt flere statistikmuligheder
Omfattende statistikmuligheder
Octopus ® indeholder mange muligheder for statistikker og analyser, hvor vi har lagt meget vægt på undtagelse-srapportering. Ingen kan overskue normale kilometerlange statistikudskrifter med tusindvis af varenumre evt. fordelt på farver og størrelser, hvorfor det er af afgørende betydning, at systemet kan give et hurtigt fornuftigt overblik med mulighed for at kunne udtrække mere detaljerede oplysninger på netop de varer, man ønsker at analysere nærmere.
Der stilles ingen krav om månedlige eller årlige afslutningsprocedurer da alle rapporter kan foretages tilbage i tiden (op til 10 år) ved blot at angive, hvilken statistikperiode, man ønsker at analysere.Døde varer (ingen beholdning eller bevægelser siden valgfri angivet dato) kan slettes automatisk, idet statistik for disse varer konsolideres som gruppetotaler, således at sammenligninger med tidligere år stadig kan foretages, men uden at skulle gemme på uinteressante oplysninger. Det er muligt at sammenfatte statistikker på flere niveauer :
– kun gruppetotaler
– gruppetotaler pr. leverandør
– udskrift pr. dessin
– udskrift pr. dessin/farve
– udskrift pr. dessin/farve/størrelse
Uafhængig af sammenfatningen kan man vælge kun at se et valgfrit antal af de mest (eller mindst) omsættelige varer – sorteret i faldende omsætning (antal/beløb) eller bidrag.Desuden kan man selektere på en række af hinanden uafhængige kriterier med angivelse af ønskede fra/til værdier for eksempelvis :
– varenummer
– varegruppe
– PLU-nummer
– leverandør
– lokation
– kostpriser/salgspriser
– sidste salgs- og købsdatoer
Dette giver utallige anvendelsesmuligheder. Man kan for eksempel benytte selektionerne til udskrift af, hvilke varer fra en given indkøbssæsson, der stadig er på lager, og som ikke har været omsat siden en angiven dato.
I tillæg til de gængse statistikoplysninger som omsætning antal/beløb, bidrag og dækningsgrader etc. gives tillige mulighed for mere avancerede beregninger som :
– omsætningshastighed
– lagerforrentningsprocent
– procentandel af samlet lager
– procentandel af samlet omsætning
– procentandel af samlet bidrag
Ud over de klassiske kasserapporter får I detaljerede statistikker opdelt på både varegrupper og medarbejdere, herunder beregninger af det forventede dækningsbidrag. En komplet oversigt over omsætning, vareforbrug, rabatter og fordelingen af betalingstyper kan til enhver tid aflæses direkte og overskueligt på skærmen.