Moduler

& brancher

Frihed til at bruge moduler efter dit behov.

Fra produktion til detailhandel med samme homogene totalløsning

Octopus ® dækker alle de væsentlige administrative funktioner i en virksomhed

med en fleksibel opbygning af de enkelte programmoduler i en fælles brugervenlig menustruktur.

De enkelte moduler kan anvendes separat eller fuldt integreret med de øvrige moduler. Men selv om du kun har brug for få moduler og kun en enkelt eller få samtidige brugere, kan Octopus ® meget vel være det rette valg.


Vores prispolitik sørger for, at du kun kommer til at betale for den funktionalitet, du har brug for og med en hostet løsning, hvor du anvender systemet via Internettet på vores ASP kundeserver er det utroligt nemt at komme i gang.


Klik og læs mere om hver enkelt modul herunder

Ordre/Faktura

Octopus ® programmodulerne for ordrebehandling og fakturering er en meget vigtig del af virksomhedens samlede logistik og disse funktioner sikrer en effektiv og fleksibel procedure.


Overalt kan der på udgående dokumenter opereres med et vilkårligt antal valutaer og fremmede sprog – uafhængig af hinanden og evt. automatisk styret af den enkelte kunde/leverandør.


Fuld integration med E-Faktura til det offentlige med konvertering til oioxml via PBS eller direkte EDI dokumenter (fakturaer) til større kunder, som kræver dette.


Modtagelse af elektroniske EDI-ordrer med aut. opdatering af ordrer efter valgfrie tidsintervaller.


Omfattende rabatmatrice for individuelle handelsaftale inklusive mængdeafhængige rabatter og kundespecifikke prislister.


Håndtering af negative varelinier, kreditmaksimum, erstatningsvarenumre m.m.


Forskellige bogføringsprincipper afhængig af ordre-/fakturakategorier


Automatisk ordrejustering (pris, tekst m.m.) samt behandling af løbende ordrer som fx. abonnementer, serviceaftaler m.m.


Håndtering af styklisteproblematik med valgfri lagertræk på enten hovedvare eller på komponentniveau.


Fuld integration fra ordre-/fakturamodul til stregkodemodul.


Programmodulerne er opbygget med henblik på at automatisere hele arbejdsgangen fra afgivelse af tilbud, modtagelse / bekræftelse af ordrer, pakning og afsendelse af varer og efterfølgende fakturering med evt. restordrestyring.

Bogholderi

Over 30 års kontinuerlig udvikling ligger bag dette moderne bogholderisystem. Debitorregnskab, kreditorregnskab og finansregnskab kan anvendes separat eller i sammenhæng med fuld integration. Af de væsentligste faciliteter kan vi bl.a. nævne:

Elektronisk kassekladde

Samtlige bogholderitransaktioner (debitorbogholderi, kreditorbogholderi og finansbogholderi) kan indtastes i et og samme skærmbillede, som fungerer som en elektronisk kassekladde. Der er indbyggede søgemuligheder – også som fritekst – i alle funktionerne, således at hyppige skift mellem programfunktionerne undgås.

Månedsskifte / årsskifte

Ingen besværlige procedurer for månedsskifte eller årsskifte, da alle bogholderitransaktioner lagres med fuld datostyring, således at alle rapporter kan foretages tilbage i tiden ved angivelse af ønsket ultimodato.

Revisionsspor

Komplet revisionsspor på tværs af alle moduler og tilpasset nyeste lovgivning som fx. EU-moms.

Betaling via Internet

Elektroniske betalingsfunktioner til / fra f.eks GiroBank, PBS, Den Danske Bank og Nordea m.m.

Valuta – Handel med udlandet

Fuld valutastyring for importerende / eksporterende virksomheder og håndtering af et vilkårligt antal fremmede sprog på alle udgående dokumenter.


Åben post / saldometode

Frit valg mellem åben post eller saldometode på kontonummerniveau i både debitor- og kreditormodulet.

Factoring

Håndtering af factoring problematik samt indkøbskæder med flere leveringsadresser til samme faktureringsadresse.

Rykkerprocedure

Effektiv automatisk rykkerprocedure med individuelle rykkertekster i flere niveauer og i flere sprog.

Betalingsforslag / Likviditetsanalyse

Mulighed for automatisk betalingsoverførsel/udligning af forfaldne kreditorposter pr. angivet forfaldsdato m/u anvendelse af evt. kasserabatter. Fremtidig likviditetsanalyse på baggrund af registrerede åbne poster i debitor- og kreditormodulet samt åbne kunde- og leverandørordrer.

Anlægsregnskab

Mulighed for kobling til ekstramodul for håndtering af anlægsaktiver med mulighed for automatiske månedlige, kvartalsmæssige eller årlige driftsmæssige afskrivninger samt årlige skattemæssige afskrivninger.

Lager/Indkøb

Octopus ® programmodulerne Lager og Indkøb er en meget central del af virksomhedens samlede logistik og disse funktioner sikrer en effektiv og fleksibel styring af ind- og udgående varestrømme.

Indkøbsstyring

Automatisk fordeling af tillægsomkostninger som fx. told og fragt.

Håndtering af bekræftede leverandørordrer og restordrer.

Indkøbsstyringen kan evt. tilkobles Octopus-MPS, med beregning af behovet for indkøb af materialer ud fra salgs- og prognoseordre med efterfølgende automatisk oprettelse af nødvendige leverandørordrer.

Lagerregnskab


Mulighed for flerlagerstyring på op til 99 forskellige lagerlokationer.


Styring af valuta, sprog og bogføringsparametre pr. varenummer.


Fuld transaktionslog på samtlige varetransaktioner med mulighed for opgørelse pr. varenummer med selektion på datointerval.


Opdatering af lagerstatus evt. via bærbart læseudstyr til stregkoder.


Mulighed for individualisering af de enkelte enheder via serienummerstyring.


Programmodulerne er opbygget med henblik på at automatisere hele arbejdsgangen fra afgivelse af indkøbsordre, bekræftelse af ordrer til varemodtagelse med kontrol og fysisk lagerplacering.

Lønregnskab

Octopus ® Lønregnskab er et omfattende programmodul baseret på Dansk Arbejdsgiverforenings specifikationer i DA-LØN 85 med den kendte opbygning af lønarter og løntyper. Programmodulet kan benyttes selvstændigt eller i kombination med de øvrige Octopus moduler.


Som tillæg til standardspecifikationen har vi indbygget en række ekstra faciliteter, ligesom vi har tilstræbt at frembringe et operativt informationssystem. Vi skal nedenfor nævne nogle af de væsentligste funktioner.

Frit valg mellem standard lønseddel fra Dansk Arbejdsgiverforening eller fleksibel løsning baseret på Octopus’ standardformular for faktura, kontoudtog etc.


Lønberegninger kan gentages for alle eller enkelte medarbejdere, hvilket giver mulighed for nem justering samt straksafregninger her og nu midt i en lønperiode.


Udskrift af lønoverførselsbilag eller brevchecks til medarbejder eller udstedt til medarbejderens bank. Desuden mulighed for elektronisk overførsel via kommunikation til Den Danske Bank eller Unibank samt disketteoverførsel til PBS.


Håndtering af frynsegoder (ex. fri kost, bil m.m.) samt provisionsafregning med garantilønsjustering (ex. 13.1 procent tjenerafregning).


Rapportering til Dansk Arbejdsgiverforening, feriegiro og til Danmarks Statistik, enten manuelt i listeform eller elektronisk via disketter, samt håndtering af feriekort (DA-standard).


Håndtering af flere former for pensionsordninger – kapitalpension, alm. pension, selvpension og arbejdsmarkedspension.


Fleksibel opbygning af kontooplysninger med ekstra dimension for finanskategori (ex. produktionssteder) for nøjagtigt bogføringsgrundlag i enten udskriftsform eller med direkte integration til Octopus Finansregnskab.


Mulighed for integration med forskellige systemer for håndtering af automatisk “komme gå tid” med elektroniske stempelure.


Omfattende direkte forespørgselsmuligheder betyder samtidig et effektivt informationssystem.


Med Octopus kan De frit vælge hardware/software platform. Via et unikt runtimesystem kan såvel data som programmer frit flyttes mellem de fleste gængse industristandarder – MSDOS, Windows 95/98/NT, Novell netværk eller flerbrugermiljøer som UNIX og AIX.


Husk at en problemfri og sikker lønadministration er afhængig af, hvilken uddannelse Deres medarbejdere har fået. Påregn ca. 2 dages assistance (typisk kr. 12.000) for uddannelse af 1-2 medarbejdere og en kontrolleret/sikker igangsætning. Vi foretager uddannelsen hos Dem og med udgangspunkt i Deres brug af systemet – i modsætning til en generel klasseundervisning. Uddannelsen vil foregå i flere tempi for maksimal effekt og efter nærmere aftale i løbet af igangsætningsprocessen.

Projektregnskab

ProjektregnskabOctopus ® Projektregnskab er et generelt værktøj til løbende regnskab for såvel håndværksmæssige opgaver som aktiviteter i liberale erhverv (sagsstyring).

Transaktionerne opdeles i timeforbrug, vareforbrug og fremmed arbejde/udlæg med mulighed for gruppering i op til 99 undergrupper inden for de 3 kategorier (typer). Eksempler:

Herudover forefindes type 4 – for a’conto fakturaer, enten registreret manuelt i systemet eller overført automatisk fra faktureringsfunktionen med angivelse af specifikt projektnummer. Man kan således til enhver tid opgøre værdien af igangværende projekter med fratræk af registreret udfakturering. Udskrift af specifikationer kan foretages på flere niveauer (hovedtype, undergruppe eller transaktionsniveu) alt efter behov/anvendelse.

Type 1 transaktioner (timeforbrug)

Kan integreres direkte med lønsystemet, således at aktuelle kost- og salgspriser hentes automatisk og den enkelte tidsregistrering opdateres i lønregnskabet.


Type 2 transaktioner (vareforbrug)

Kan integreres direkte med lagerregnskabet, således at varernes kost- og salgspriser hentes fra varekartoteket og lagerregnskab og statistikker opdateres samtidigt.

Type 3 transaktioner (udlæg og fremmed arbejde)

Kan integreres med kreditorregnskabet, således at registrering af projekttransaktion og registrering af leverandørfaktura opdateres i een og samme arbejdsgang.


Modulet kan således benyttes separat eller med fuld integration til de øvrige Octopus funktioner (fakturering, lønregnskab, lagerregnskab og kreditorregnskab).


Budgettering (evt. med aut. forkalkulation fra ordresystemet) kan foretages på flere forskellige valgfrie niveauer (pr. projekt) og der er indbygget en automatisk alarm ved budgetoverskridelser i forbindelse med indtastning af de enkelte transaktioner. Desuden forefindes adskillige muligheder for udskrift af analyser og specifikationer.

Anlægsregnskab

Et komplet programmodul for effektiv styring af anlægsaktiver med mulighed for automatiske månedlige, kvartalsmæssige eller årlige driftsmæssige afskrivninger samt årlige skattemæssige afskrivninger.

Systemet vil ikke kun indebære sparede omkostninger til enten revisor eller egne manuelle og tidskrævende rutiner, men vil også fungere som et effektivt styringsværktøj som informationssystem med mulighed for aut. månedlig bogføring af de driftsøkonomiske afskrivninger.

De årlige regnskabsmæssige afskrivninger behøver således ikke afventes med spænding, da man løbende kan opnå en korrekt periodisering i det daglige regnskab.

Anlægsregnskabet er primært bygget op omkring et stamregister, med oplysninger om de enkelte aktiver incl. saldi og journaloplysninger samt et tilhørende transaktionsregister, som indeholder samtlige transaktioner – manuelle som automatiske – for hvert enkelt anlægsaktiv.

Detailhandel (POS)

Tiden er efterhånden løbet fra de traditionelle kasseapparater, da moderne IT ikke mere udgør en væsentlig merudgift i forhold til anskaffelse af ordinære elektroniske kasseløsninger.

Derimod giver den nye teknik automatisk en række muligheder oven i de mere almindelige faciliteter. Disse afhænger naturligvis i hvilken grad, man i øvrigt har automatiseret administrationen, men alene i forskellen på kassesiden opnås umiddelbart en række fordele :

Væk med manuelt udskrevne notaer


Datakassen udskriver en regning (bon) langt pænere end en håndskrevet regning med mulighed for at tilføje individuelle tekster. Tastaturet er i lighed med en almindelig skrivemaskine, som de fleste ekspedienter kender.

Transaktionsmuligheder


I tillæg til de gængse transaktionsmuligheder for salg og retur, giver datakassen desuden mulighed for registrering af kontosalg, indbetalinger, udbetalinger og udskrift af udvalgsnotaer.


Langt flere statistikmuligheder


Ud over de almindelige kasserapporter giver datakassen detaljerede statistikker pr. varegruppe og ekspedient med blandt andet beregning af forventet bidrag. En komplet oversigt over omsætning, vareforbrug, rabatter og pengefordeling kan umiddelbart aflæses på skærmen, som er på 25 linier.


Moderne design

En datakasse i moderne design evt. med farvedisplay og Deres eget logo viser kunderne, at De følger med tiden, og er med til at give forretningen et moderigtigt image. Datakassen giver Dem også mulighed for, som almindelig skærmterminal, at komme i forbindelse med ikke alene egen administration, men også omverdenen som andre filialer, indkøbskæde, leverandører og banker m.m.

Online E-handel

Paarup Hansen har udviklet en komplet E-Handelsløsning, som på mange måder differentierer sig fra de hidtil benyttede teknikker. Vi kalder løsningen Octopus ® On-Line E-handel, da funktionerne baseres på en direkte sammenkobling med virksomhedens økonomisystem (Octopus), så data altid er opdaterede (realtid) uden at skulle udveksle større datamængder med jævne mellemrum mellem økonomisystemet og en web-server.

Selve E-handelsløsningen foregår on-line direkte på de aktuelle data i Octopus databasen og kaldes med et simpelt hyperlink fra ønsket hjemmeside. Der skal altså ikke programmeres noget avanceret system til hjemmesiden, som evt. blot kan være en enkel velkomstside.

Den anvendte teknik giver en række umiddelbare fordele:

  • Nemmere vedligeholdelse af E-løsningens data uden besværlig opload/download af data
  • Automatisk realtidsdata med meget hurtige svartider
  • Procedurer for rabatter og specialpriser fra ERP-løsningen benyttes direkte
  • E-handelsløsningen udvikles i samme miljø som økonomisystemetPrisen gør, at selv meget små virksomheder kan få glæde af løsningen
  • Servicering af den samlede løsning bevares hos ERP-leverandøren
Office Integration

Octopus tilbyder mange forskellige værktøjer for at kunne udveksle alle ERP-data med MS-Office.

Selve E-handelsløsningen foregår on-line direkte på de aktuelle data i Octopus databasen og kaldes med et simpelt hyperlink fra ønsket hjemmeside. Der skal altså ikke programmeres noget avanceret system til hjemmesiden, som evt. blot kan være en enkel velkomstside.

Branche

løsninger

Octopus ® benyttes med stor succes i mange forskellige brancher og vores udviklere har mange års erfaring i forskellige virksomheders logistik-funktioner.

I mange tilfælde vil vi kunne deltage aktivt, ikke kun som IT-leverandør, men også som en kvalificeret sparringspartner, når det drejer sig om rationalisering af virksomhedens forretningsgange.

Herudover har vi lavet nogle rigtig gode brancheløsninger for grossistvirksomhed og butiksløsninger for udvalgsvarer – specielt for sko- og tøjbutikker, hvor der skal holdes styr på flere forretninger med fælles indkøb og lagerstyring med stegkoder.

Generelt er Octopus ® et godt valg, hvis du ønsker:

  • En homogen løsning for alle ERP-områder i virksomheden
  • Total frihed til at vælge hardware/software platform
  • Highspeed hastighed over Internettet med mange brugere
  • Stregkodeløsning med både EAN-13 og egne stregkoder
  • Fremmed valuta med ubegrænset antal møntsorter
  • Udgående dokumenter på alle sprog
  • Fleksibelt interface til MS-Office for alle ERP-data
  • Meget hurtig online E-handel integreret i ERP-systemet

Fra kun

kr. 292,-

pr. måned

Paarup Hansen har mere end 20 års erfaring med IT til autogrossister.

En veteran blandt IT-leverandører til Autobranchen

Vi har været totalleverandør til branchen i mere end 20 år og er kendt for vores høje serviceniveau og kan f.eks håndtere følgende:

  • Stort varelager –ingen begrænsning på antal varenumre.

  • Elektronisk modtagelse af oioubl-faktura, med deraf bogføring af lager.

  • Afløftning af pdf-faktura via Bilagscan, med deraf bogføring af lager.

  • Automatiskgenbestilling ud fra min./max beholdning.

Paarup Hansen og Octopus ® er efterhånden en kendt dansk medspiller i Autobranchen.

Vores kunder høster dagligt store gevinster med en effektiv administration fuldt integreret med Dansk Bildelskatalog, AutoLink og nu også med Online E-Handel via Internettet.

Markedet er de seneste år præget af en skærpet konkurrence med en koncentration af større (især udenlandske) enheder, hvor det bliver mere og mere nødvendigt at opnå de samme stordrifts fordele, men uden at investeringerne løber løbsk. Det er her Octopus ® kommer ind i billedet. Med en direkte kobling til Dansk Bildelskatalog, kan Jeres kunder nemt bestille varer, se egne priser og rabataftaler, få information om kontoforhold og meget andet. En komplet stregkodeløsning baseret på de enkelte producenters elektroniske oplysninger sørger for en hurtig og nem registrering af det daglige vareflow.

Detailhandel (POS)

I en tid med skærpet konkurrence og et vigende marked….

-er det især vigtigt med en effektiv og tidsvarende administration. Her må traditionelle salgsprissystemer give op over for mere moderne principper, som baseres på automatiske kostprissystemer og relevant statistikinformation til understøttelse for en fornuftig indkøbsdispone-ring.Programmerne til lagerregnskab med indkøbsstyring er specielt udviklede til tekstil- og skobranchen med en effektiv håndtering af problematikken omkring farver og størrelser.

Ved varemodtagelse foretages en beregning af salgspriser på baggrund af ønskede dækningsgrader. Der udskrives prismærker og på disse medtages automatisk et 5-cifret PLU-nummer. Dette indtastes på datakassen i stedet for pris. Alle oplysninger (priser og tekster) fremkommer herefter på bonen. Løsningen kan udvides med stregkoder, som dels letter den daglige salgsregistrering, men også danner basis for en nem og smertefri statusopgørelse ved hjælp af bærbart læseudstyr.

Ud over de omfattende statistikker og analyser indeholdes også et modul for interface til datakasserne; dels med overførsel af nettoændringer i vareoplysninger, kundeoplysninger og tilladte udgiftskonti til datakasserne, og dels overførsel af alle transaktioner fra datakasserne med efterfølgende automatisk opdatering i lager-, finans- og debitorregnskabet, hvor den daglige overførsel via særskilt kommunikations-pakke kan foretages uden manuel indgriben evt. over det offentlige telefonnet via modem eller via Internettet.Tiden er efterhånden løbet fra de traditionelle kasseapparater, da indførelse af moderne IT-teknik ikke mere udgør en væsentlig merudgift i forhold til anskaffelse af ordinære elektroniske kasse-løsninger.


Væk med manuelt udskrevne notaer

Datakassen udskriver en regning (bon) langt pænere end en håndskrevet regning med mulighed for at tilføje individuelle tekster. Tastaturet er i lighed med en almindelig skrivemaskine, som de fleste ekspedienter kender.

Transaktions-muligheder

I tillæg til de gængse transaktionsmuligheder for salg og retur, giver datakassen desuden mulighed for registrering af kontosalg, indbetalinger, udbetalinger og udskrift af udvalgsnotaer.

Moderne design

En datakasse i moderne design evt. med farvedisplay og jeres eget logo viser kunderne, at I følger med tiden, og er med til at give forretningen et moderigtigt image.

Ud over de almindelige kasserapporter giver datakassen detaljerede statistikker pr. varegruppe og ekspedient med blandt andet beregning af forventet bidrag. En komplet oversigt over omsætning, vareforbrug, rabatter og pengefordeling kan umiddelbart aflæses på skærmen, som er på 25 linier.

Omfattende statistikmuligheder

Octopus ® indeholder mange muligheder for statistikker og analyser, hvor vi har lagt meget vægt på undtagelse-srapportering. Ingen kan overskue normale kilometerlange statistikudskrifter med tusindvis af varenumre evt. fordelt på farver og størrelser, hvorfor det er af afgørende betydning, at systemet kan give et hurtigt fornuftigt overblik med mulighed for at kunne udtrække mere detaljerede oplysninger på netop de varer, man ønsker at analysere nærmere.

Der stilles ingen krav om månedlige eller årlige afslutningsprocedurer da alle rapporter kan foretages tilbage i tiden (op til 10 år) ved blot at angive, hvilken statistikperiode, man ønsker at analysere.Døde varer (ingen beholdning eller bevægelser siden valgfri angivet dato) kan slettes automatisk, idet statistik for disse varer konsolideres som gruppetotaler, således at sammenligninger med tidligere år stadig kan foretages, men uden at skulle gemme på uinteressante oplysninger. Det er muligt at sammenfatte statistikker på flere niveauer :

– kun gruppetotaler

– gruppetotaler pr. leverandør

– udskrift pr. dessin

– udskrift pr. dessin/farve

– udskrift pr. dessin/farve/størrelse

Uafhængig af sammenfatningen kan man vælge kun at se et valgfrit antal af de mest (eller mindst) omsættelige varer – sorteret i faldende omsætning (antal/beløb) eller bidrag.Desuden kan man selektere på en række af hinanden uafhængige kriterier med angivelse af ønskede fra/til værdier for eksempelvis :

– varenummer

– varegruppe

– PLU-nummer

– leverandør

– lokation

– kostpriser/salgspriser

– sidste salgs- og købsdatoer

Dette giver utallige anvendelsesmuligheder. Man kan for eksempel benytte selektionerne til udskrift af, hvilke varer fra en given indkøbssæsson, der stadig er på lager, og som ikke har været omsat siden en angiven dato.

I tillæg til de gængse statistikoplysninger som omsætning antal/beløb, bidrag og dækningsgrader etc. gives tillige mulighed for mere avancerede beregninger som :

– omsætningshastighed

– lagerforrentningsprocent

– procentandel af samlet lager

– procentandel af samlet omsætning

– procentandel af samlet bidrag